Comment gérer ses factures fournisseur ?

Les factures des fournisseurs sont une tâche fastidieuse pour les équipes financières. Les petites comme les grandes entreprises ont du mal à trouver un système qui rationalise la gestion des factures, à chaque étape du processus. La gestion des factures des fournisseurs est généralement assurée par le service des comptes fournisseurs, qui peut être composé d’un ou plusieurs employés. Voici pour vous, cinq clés pour traiter facilement les factures des fournisseurs.

Numériser la saisie et l’approbation des factures 

Éliminez les étapes inutiles et sujettes à erreur de la saisie manuelle des données des factures fournisseurs dans des feuilles de calcul. Ou, pire encore, en documentant le tout sur papier. Prenez conseils auprès de Freedz ou recourez à ses services.

Utilisez une plateforme de gestion automatisée des factures pour transformer cette tâche fastidieuse et chronophage en un système rationalisé. Les employés téléchargent les factures de leurs fournisseurs et en quelques clics. Les informations pertinentes sont capturées et directement transmises aux responsables du budget pour approbation, puis aux contrôleurs financiers pour traitement. 

Éliminer les doublons et les factures frauduleuses

Qu’ils soient dus à une erreur humaine ou à un abus, les doublons et les factures frauduleuses sont difficiles à repérer à l’œil nu. Ces erreurs coûteuses peuvent entraîner des audits et une bureaucratie coûteuse qui prennent encore plus de temps à régler. 

La gestion automatisée des factures évite ces problèmes en faisant correspondre chaque facture du fournisseur au bon de commande correspondant. Les employés soumettent leurs bons de commande, et les responsables du budget peuvent facilement approuver les demandes et les saisir en quelques secondes. 

Si une facture a déjà été payée ou si les informations sur le fournisseur ne sont pas liées à un bon de commande soumis par un employé, elle n’apparaîtra pas comme une facture en attente de traitement.

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Laissez les responsables du budget approuver les dépenses plus rapidement

L’examen et l’approbation des factures sont généralement à l’origine de la plupart des retards. L’implication d’un trop grand nombre de personnes et un mélange de méthodes de communication aléatoires multiplient ces inefficacités. 

Par exemple, dans le secteur informatique et des télécommunications, chaque organisation compte en moyenne 28 personnes impliquées dans l’approbation et le traitement des factures fournisseurs. Au cas où l’un des membres de l’équipe se déplace ou prend des vacances, cela crée un goulot d’étranglement. Du moment où l’approbation nécessite l’accès à différents appareils ou à une multitude de documents appartenant à des personnes distinctes au sein de l’équipe.

 

Grâce à un outil automatisé de gestion des factures tout-en-un, les responsables du budget sont immédiatement informés des demandes de bons de commande et des factures des fournisseurs au moment où elles sont soumises. Ils peuvent ensuite approuver les factures sur place dans la même interface, en les transmettant à l’étape suivante du processus d’approbation.

Automatiser et simplifier les flux de travail des employés des finances 

De nombreux employés des équipes comptables et financières passent une grande partie de leur temps de travail à répondre aux demandes de renseignements des fournisseurs sur le statut de paiement de leurs factures. Ce recoupement et ce suivi constant créent des retards supplémentaires dans l’ensemble du processus. 

Une plateforme de gestion des factures entièrement automatisée et centralisée, permet aux employés de soumettre facilement plusieurs bons de commande et factures de fournisseurs à la fois. 

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Pour simplifier encore plus le processus, les factures sont automatiquement envoyées au responsable de budget approprié.  Les employés peuvent ainsi vérifier le statut de leurs demandes à tout moment. Ceci leur permet de transmettre des mises à jour fiables aux fournisseurs lorsqu’ils le demandent.

Intégrer les données relatives aux dépenses et accroître la visibilité sur l’ensemble des activités de dépenses

Les équipes financières qui ont une vision plus approfondie des dépenses de leur entreprise ont une meilleure compréhension des finances des différents départements de l’entreprise. Outre les factures des fournisseurs, les équipes financières doivent également traiter les remboursements des employés, comme les voyages d’affaires et les frais de bureau. 

L’utilisation d’une plateforme qui décompose et visualise les dépenses de l’entreprise en un aperçu facile à comprendre vous aide à optimiser les finances globales de votre entreprise.

Conclusion

En plus de pouvoir suivre et traiter toutes les demandes de bons de commande et les factures des fournisseurs à partir d’une plateforme dédiée, les responsables financiers peuvent prendre des décisions plus éclairées et plus précises sur l’allocation des budgets, le contrôle des dépenses et la gestion des flux de trésorerie dans l’ensemble de l’entreprise.