Une note de frais est conçue pour rendre compte de toutes les dépenses professionnelles engagées par un employé, soit en utilisant une carte de crédit de l’entreprise, soit en utilisant ses propres fonds. Le moyen le plus simple de gérer les dépenses et de traiter les notes de frais est d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses, qui automatise l’ensemble du processus. Il permet de créer et de soumettre facilement des notes de frais. Il aide également vos employés à respecter la politique établie en matière de notes de frais en scannant les reçus, en faisant correspondre les reçus aux dépenses, en acheminant automatiquement les rapports pour approbation, puis en remboursant les employés pour toute dépense approuvée. Toutefois, si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion des frais, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour vous assurer que les notes de frais que vous recevez sont soumises avec précision et en temps voulu.
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Mettre en œuvre une solution globale de gestion des frais
De nos jours, les entreprises investissent beaucoup de temps et d’efforts dans la gestion des dépenses afin de garder un œil sur toutes les dépenses et de gérer la santé financière de l’entreprise. Pour garantir un processus de gestion des dépenses sans faille, il est important de mettre en œuvre une solution efficace de gestion de frais.
Il existe des solutions professionnelles de gestion des notes de frais en ligne à l’instar de N2F qui peuvent rendre la tâche des rapports de frais fluide et sans tracas. Grâce à ses fonctionnalités intégrées, un tel système permettra de soumettre les notes de frais en temps voulu. Comme le système peut être directement intégré au système financier de l’entreprise, il n’est guère nécessaire de saisir les données relatives aux dépenses professionnelles. Il est important de noter que ces solutions de gestion des frais sont dotées de fonctions adorables qui rendent la tâche de gestion des frais professionnels rapide et efficace.
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Automatisez et abandonnez les processus papier
La gestion des reçus et des notes de frais sur papier appartient au passé. Si vous voulez économiser du temps, de l’argent et des efforts, l’automatisation de vos processus comptables est la bonne option pour votre entreprise. Un processus automatisé peut apporter à votre entreprise divers avantages, notamment un rapprochement instantané et la possibilité de détecter les erreurs ou les doublons en quelques secondes. L’automatisation vous permet de tout voir en temps réel, ce qui vous permet de procéder à des vérifications chaque fois que vous en avez besoin. En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez également compter sur des registres plus précis et tous vos rapports peuvent être trouvés sur un seul système.
Élaborer une politique de dépenses
La meilleure façon de gérer vos notes de frais est de définir une politique de dépenses. Cette politique doit inclure des directives spécifiques concernant les points suivants.
Les dépenses autorisées
Soyez très clair sur les dépenses autorisées. Si vous établissez des limites, donnez des détails.
Dépenses non admises
Il est tout aussi important de préciser ce qui n’est pas autorisé que ce qui l’est, et cela vous aidera, vous et vos collaborateurs, à éviter les dépenses inutiles.
Processus
Avez-vous un processus pour la soumission des notes de frais ? Il est important de fournir des instructions que vos collaborateurs doivent suivre lorsqu’ils soumettent des dépenses. Il est impossible de tenir les collaborateurs responsables si vous ne leur fournissez pas les instructions appropriées.
Délais de soumission
Que vos collaborateurs soumettent des rapports complets ou des dépenses individuelles, donnez-leur une date limite de soumission. Précisez les conséquences des retards et indiquez si vous disposez d’un délai de grâce.
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Si vos collaborateurs ne sont pas au courant de la politique de dépenses définie, cela ne peut que créer des problèmes et de la confusion par la suite.
Conclusion
Gérer vos notes de frais ne doit pas être un souci. Alors, pensez à ces points essentiels la prochaine fois que vous vous assiérez pour examiner les rapports de dépenses de votre entreprise.